La convention de mise à disposition et le numéro de délibération : tout comprendre

La location de salles publiques par des citoyens, des associations ou des entreprises est une pratique courante dans de nombreuses collectivités locales. Cependant, afin de sécuriser cette relation juridique, il est impératif de formaliser la mise à disposition de ces espaces par une convention de mise à disposition. Cette convention est un contrat qui précise les modalités de location et les responsabilités des parties impliquées. Dans cet article, nous allons détailler ce qu'est une convention de mise à disposition, pourquoi elle est nécessaire, et comment Espace sur Demande peut simplifier et automatiser la gestion de ces contrats.

1.  Pourquoi utiliser une convention de mise à disposition pour la location de salles publiques ?

Une convention de mise à disposition est un contrat écrit qui formalise l'accord entre une collectivité (propriétaire d'une salle publique) et un utilisateur (citoyen, association, ou entreprise) concernant la location d’un espace public. Elle est obligatoire dans le cadre de la gestion des biens publics pour garantir une utilisation conforme aux règles et une protection juridique pour les deux parties.

Les collectivités locales, en tant que gestionnaires d’espaces publics, sont tenues par la loi de s'assurer que les conventions de mise à disposition respectent les principes de transparence et de sécurité juridique. Une convention de mise à disposition bien rédigée permet ainsi de prévenir des litiges potentiels, de définir précisément les conditions de location et de clarifier les obligations de chaque partie.

2. Les parties concernées par la convention de mise à disposition

La convention de mise à disposition implique deux parties principales :

• Les collectivités locales : Elles sont responsables de la gestion des biens publics, y compris la mise à disposition de leurs salles pour des activités diverses.
• Les utilisateurs : Les citoyens, associations ou entreprises qui souhaitent louer ces espaces pour organiser des événements, des réunions ou des activités diverses.

Les articles L2122-1 et L2125-1 du Code général de la propriété des personnes publiques (CGPPP) stipulent que la mise à disposition d’un bien public doit toujours se faire dans le cadre d'une convention formelle ou arrêté d’autorisation, afin d’assurer le respect des droits et des obligations des parties. Cette formalisation est d’autant plus importante que les salles publiques sont des biens appartenant à la collectivité et, en tant que telles, doivent être utilisées conformément à l’intérêt public.

3. Comment Espace sur Demande vous accompagne dans la génération de vos conventions de mise à disposition ?

Générer manuellement des conventions de mise à disposition peut être chronophage et source d'erreurs. C’est pourquoi Espace sur Demande, génère automatiquement une convention pour chaque demande de réservation que vous validerez.

Le service vous confère alors les avantages suivants :

• Gain de temps : La solution génère automatiquement des conventions adaptées aux besoins spécifiques de chaque utilisateur, sans nécessiter de rédaction manuelle à chaque nouvelle demande.
• Réduction des erreurs : Elle élimine les erreurs humaines dans la rédaction, garantissant ainsi la conformité des contrats.
• Conformité légale : Elle prend en compte toutes les exigences légales, y compris les dernières mises à jour du droit public, garantissant que chaque convention respecte les normes en vigueur.
• Accessibilité et simplicité : Les utilisateurs de la solution peuvent générer des contrats via une interface simple et accessible, même sans expertise juridique.

En intégrant Espace sur Demande dans la gestion des conventions de mise à disposition, les collectivités optimisent non seulement leur efficacité mais assurent également une gestion transparente et conforme aux exigences légales.

4. Comment paramétrer vos conventions sur Espace sur Demande ?

Sur Espace sur Demande, vous allez pouvoir rédiger un modèle de convention de mise à disposition. Ainsi, ce modèle sera automatiquement complété par la plateforme à chaque validation d’une demande de réservation.

Elle y intègrera alors :

-       Les informations juridiques et légales du locataire,

-       Le nom de l’espace réservé et son adresse,

-       Le détail de l’activité prévue (objet et nombre de personnes attendues),

-       La nature de la réservation : ponctuelle ou récurrente,

-       Le ou les créneaux réservés,

-       Les options ajoutées,

-       Et, le cas échéant, le tarif.

Vous pourrez également personnaliser vos conventions en fonction de vos espaces. Notez qu’un modèle de convention est rédigé par défaut. Vous pouvez ainsi le conserver tel quel ou vous en inspirer pour valider votre convention, si vous n’avez jamais eu de convention jusqu’à ce jour.

Pour finaliser, il vous faudra joindre ou ajouter de façon manuelle la signature du responsable juridique de votre collectivité. Ainsi, cette dernière sera apposée lors de chaque génération automatique d’une convention de mise à disposition, vous épargnant ainsi la signature manuelle lors de chaque validation d’une demande de réservation.

Vous devrez également joindre un ou plusieurs numéros de délibération lors du paramètrage de votre convention type pour que cette dernière soit complète et prête à l’emploi.

5. Tout savoir sur le numéro de délibération

a. Qu'est-ce qu'une délibération et pourquoi est-elle nécessaire ?

La délibération est un acte juridique pris par un conseil municipal, départemental ou régional, ou tout autre organe décisionnel d’une collectivité publique. Elle permet de formaliser une décision officielle et est indispensable pour la validité de nombreux actes administratifs, y compris ceux relatifs à la mise à disposition de biens publics.

Le numéro de délibération fait référence à l’identifiant unique attribué à cette décision, ce qui permet de suivre la trace juridique de la délibération dans les archives de la collectivité. Ce numéro garantit que la convention de mise à disposition repose sur une base légale et a été adoptée par l'organe compétent, conformément aux règles de procédure publique.

Gardez à l'esprit que cette délibération n'a pas de lien avec Espace sur Demande : inutile donc de passer en conseil municipal ou en commission pour obtenir un numéro en lien avec une publication de vos espaces sur Espace sur Demande.

b. Pourquoi le numéro de délibération doit figurer dans la convention ?

L'intégration du numéro de délibération dans la convention de mise à disposition est une exigence légale. Voici pourquoi :

• Conformité juridique : La convention doit respecter les procédures administratives en vigueur. Sans mentionner le numéro de délibération, la convention pourrait être considérée comme invalide, car elle manquerait d’un fondement juridique valide. Ce numéro prouve que la mise à disposition a bien été autorisée par un vote formel de la collectivité publique.
• Traçabilité et transparence : En mentionnant ce numéro dans le contrat, vous garantissez que la décision a été prise en toute transparence et selon les règles de la procédure administrative. Cela permet à toutes les parties prenantes de s’assurer que la collectivité respecte les normes juridiques et les principes de gestion des biens publics.
• Validation des engagements contractuels : Le numéro de délibération prouve également que la collectivité a engagé une procédure légale pour autoriser la mise à disposition des biens. En cas de litige, il servira de référence pour justifier de l'authenticité de la convention.

Notez que vous pouvez en ajouter plusieurs, dans l’éventualité où certains espaces ont fait l’objet de délibérations distinctes, ou si vous avez voté à dates différentes les tarifs associés à la réservation de vos espaces.

6. Dans quels cas mentionner des spécificités dans la convention ?

La mise à disposition de salles publiques est soumise à plusieurs textes législatifs afin de garantir une gestion transparente et équitable des biens publics :

• Code général de la propriété des personnes publiques (CGPPP) : Ce code impose que toutes les conventions de mise à disposition soient formalisées pour assurer une gestion responsable des biens publics.
• Code des marchés publics : Si la mise à disposition de la salle implique une prestation supplémentaire (par exemple, un service de sécurité), il est nécessaire de respecter les obligations liées aux marchés publics.
• Code du patrimoine : En cas de location d’un bâtiment historique ou classé, il est nécessaire de respecter les règles spécifiques prévues par ce code.

Les collectivités sont légalement obligées de respecter ces réglementations afin de garantir une gestion transparente et conforme de leurs biens. Toute dérogation pourrait entraîner des sanctions financières ou administratives.

7. Comment Espace sur Demande simplifie la gestion des conventions de mise à disposition pour la location de salles ?

Espace sur Demande rend la gestion des conventions de mise à disposition aussi simple que possible. Voici comment cela fonctionne :

1. Choix de la salle : L'utilisateur sélectionne la salle souhaitée via la plateforme.
2. Remplissage des informations : Les détails relatifs à la durée, l'objet de la location, les conditions spécifiques sont ajoutés, et ses informations juridiques et légales.
3. Génération automatique du contrat : La solution génère une convention personnalisée, avec toutes les clauses nécessaires pour garantir la conformité juridique.
4. Validation et signature : Une fois la convention validée par les deux parties, elle est automatiquement signée depuis Espace sur Demande par le locataire, et archivée sur les comptes des deux parties.

Ce processus automatisé garantit que chaque convention est conforme à la législation, tout en économisant du temps et des efforts.

Conclusion

La gestion des conventions de mise à disposition pour la location de salles publiques est une tâche essentielle, mais elle peut être compliquée sans les bons outils. Grâce à Espace sur Demande, les collectivités locales peuvent non seulement automatiser ce processus, mais aussi garantir la conformité avec les exigences légales et optimiser leur gestion administrative.

La mise en place d’une convention de mise à disposition est non seulement une obligation légale, mais aussi une nécessité pour éviter les conflits et garantir une utilisation optimale des biens publics.